Vereinsverwaltung

Die wichtigsten Aufgaben der Verwaltung im Verein

Dennoch ist die Organisation und Verwaltung der Vereinsaufgaben ein unmittelbarer Bestandteil, der eine klare Struktur aufrechterhält, um sich zurechtzufinden. Oftmals sind Vereine sogar sehr komplexe Organisationen, in denen über die Jahre viele Mitglieder kommen und gehen. Umso wichtiger ist es, eine vernünftige Basis für ein funktionierendes Vereinsleben zu schaffen.

Finanzverwaltung und Rechnungswesen

In einem ersten Schritt geht es darum, die notwendigen Aufgaben der Verwaltung zusammenzufassen und zu organisieren. Nur so ist es möglich, über Jahre das Vereinsleben ohne Ungereimtheiten aufrechtzuerhalten. Alle Zeichen stehen auf Struktur und Ordnung. Je deutlicher die Organisation ausfällt, desto geringer ist das Risiko, dass es zu Problemen kommt.

Zur Buchhaltung gehören die Verwaltungsaufgaben in Verbindung mit den Finanzen und dem Rechnungswesen. In diesen Teilbereich entfallen alle Aufgaben in Verbindung mit Zahlen. Hier liegt der Fokus vor allen Dingen auf der Nachvollziehbarkeit. Haben sich zum Beispiel Fehler ergeben, die sich nicht mehr zurückverfolgen lassen, ist der vorhergehende Aufwand oftmals vollkommen unsinnig.

In direktem Zusammenhang mit dem Rechnungswesen und der Struktur der Zahlen steht die Registratur, die eine akkurate Archivierung gewährleistet. Das unterstreicht nochmals die effiziente Struktur und Organisation des Rechnungswesens.

Was übernimmt der Schatzmeister?

Der Schatzmeister eines Vereins übernimmt eine ganze Palette unterschiedlicher Aufgaben, die über die Beiträge, deren Verwaltung, die Finanzverwaltung, das Haushaltswesen bis hin zu den Steuern und Spenden reicht. Grundsätzlich gibt es in den Vereinen einen Vorstand, der an Vertragsverhandlungen teilnimmt und die jeweiligen Vereinbarungen überwacht. Auch mögliche Gehälter, die an Angestellte zu zahlen sind, werden in diesen Bereich aufgenommen.

An der Spitze des Vorstands steht der Vorsitzende, der sich mit den Zielen und Aufgaben des Vereins identifiziert und eine gewisse Erfahrung in der Führung und Organisationen mitbringt. Das strategische Geschick im Projektmanagement und der Mut, Entscheidungen zu treffen bewahren die Professionalität, die Strukturen und Geschicke des Vereins auch in Zukunft zu organisieren. In der Einarbeitung eines neuen Vorstands geht es um die Satzung und die Geschäftsordnung, eine Übersicht zu den Kompetenzen und Aufgaben ebenso wie zu den Hilfsmitteln, die zur Verfügung stehen.

Der zweite Vorsitzende unterstützt den ersten Vorsitzenden in der Ausübung seiner Tätigkeit und ist seine Stellvertretung. Hinzu kommt der Schriftführer, der exakt und nachvollziehbar die Mitgliederverwaltung, die Verfassung von Einladungen und die Protokollführung übernimmt. In seinen Aufgabenbereich fallen die Erledigung von Korrespondenzen und nicht zuletzt ordentliche Deutschkenntnisse, um seine Tätigkeiten korrekt auszuüben.

Zuletzt kommt ein Beisitzer dazu, der gerne mit Kindern und Jugendlichen arbeiten sollte, wenn es zum Beispiel um die Jugendarbeit geht. Geht es um die Anliegen des Vereins, ist der Beisitzer die erste Kontaktperson, der zum Beispiel mit der Planung und Durchführung von Übungen und bestimmten Events betraut wird. Wer sich also mit den Aufgaben des Vorstands und der Verwaltung des Vereinslebens befasst, sollte die einzelnen Strukturen verstehen und richtig zuordnen.

Die Aufgaben der Verwaltung strukturieren

Eine sehr zeitraubende Verpflichtung ist die Aufnahme der Einnahmen und Ausgaben eines Vereins, die über ein Kassenbuch erfolgt. Die Zeit der schriftlichen Dokumentation ist längst vorbei und wurde durch digitale Vorlagen und Programme abgelöst. Mittlerweile bietet es sich an, kostenlose Vorlagen zu nutzen und ein neues Rechnungsprogramm erst einmal zu testen.

Die wichtigste Aufgabe liegt beim Vorstand, Handlungen für den Verein und alle seine Mitglieder vorzunehmen. Auch hier reicht die Bandbreite von der Anmietung der Räumlichkeiten, der Pflege des Fußballplatzes, der Nutzung der Hallen bis hin zu diversen Vertragsabschlüssen. Die Verbindung zwischen dem Vorstand und den Mitgliedern des Vereins ist aus gesetzlicher Perspektive des Bürgerlichen Gesetzbuches als gesetzliches Auftragsverhältnis anzusehen.

So obliegen einem Vorstand spezifische Rechten und Pflichten. Das sind die wichtigen Geschäftsführungspflichten, die in diesem Zusammenhang anfallen:

• Buchführungspflicht
• Schweigepflicht
• Organisation und Einberufung der Mitgliederversammlung
• Erhalt vom Vereinsvermögen
• Sorgfaltspflicht
• Pflichten gegenüber dem Registergericht

Die Vereinsbeiträge und darüber anfallende Forderungen sollen das Vereinsvermögen bewahren. Auf diese Weise schützt der Vorstand den Verein vor dem Konkurs. Diese Pflicht steht noch vor den Interessen der Mitglieder des Vereins.

Heute setzen Fußballvereine und Organisationen auf eine digitale Vernetzung der einzelnen Aufgabenbereiche, um für mehr Transparenz, Sicherheit und vor allen Dingen ein einfaches Handling zu sorgen. So ist es zum Beispiel möglich, eine übersichtliche Kassenverwaltung und Buchhaltung sicher durchzuführen, indem einem Verein diesbezüglich eine Kassenbuch-Software vorliegt, die eine übersichtliche und rechtssichere Buchführung gewährleistet.

Sensibler Umgang mit privaten Daten der Mitglieder

Je nachdem wie viele Mitglieder ein Verein führt, verursacht die Verwaltung der Mitglieder einen gewissen Aufwand. Im Prinzip sind die Mitglieder das Lebenselixier jedes Vereins, genauso diskret und sensibel sollte die Verwaltung mit ihren Daten umgehen.

Die Systeme speichern die Länge der Mitgliedschaft, die persönlichen Daten und weitere Einzelheiten. Es würde zum Beispiel eine viel zu große Mühe machen, Ehrungen über eine lange Mitgliedschaft vorzunehmen, wenn diese von einem Verantwortlichen nachzuzählen sind. Vergisst der Vorstand jedoch diese Ehrung, führt dies unweigerlich zur Kränkung der betroffenen Mitglieder. Allein dieses Detail macht deutlich, wie wichtig eine gut organisierte und reibungslos verlaufende Verwaltung von Vereinen ist.

Vereinsbetrieb dokumentieren

Geht es um den Schriftverkehr im Verein, stellt die Verwaltung sicher, dass zum Beispiel alle Benachrichtigungen bei den entsprechenden Personen ankommen. Eine nachvollziehbare Arbeit ist hier besonders wichtig, so dass sich mögliche Nachfolger in den Papieren und Dokumenten problemlos zurechtfinden. Hier liegen gerade größere Vereine großen Wert auf das Qualitätsmanagement, um die einzelnen Strukturen miteinander zu verbinden und für möglichst wenig Aufwand zu sorgen.

Events und Veranstaltung im Laufe des Jahres stellen den gesamten Verein vor einen Mehraufwand. Schließlich gilt es, die einzelnen Kosten zu strukturieren, um ein Budget aufzumachen, was zum Beispiel für einen Tag der offenen Tür oder für clubinternes Turnier zur Verfügung steht.

Für viele Vereine lohnt sich diese Investition, da über Vereinsfeste nicht nur das Vereinsleben eine Vitalisierung erfährt, sondern auch neue Mitglieder auf die Teams und den Nachwuchs aufmerksam werden. Denn eines haben alle gemeinnützigen Vereine gemeinsam: Je mehr Mitglieder aktiv an der Gestaltung arbeiten, desto reibungsloser und kreativer stellt sich das Vereinsleben dar.